Fő szabály szerint a kiskönyvet mindig a legelső munkáltató állítja ki és meg kell őriznie a jogviszony végéig.
A munkáltatónak a kiállított vagy átvett kiskönyvbe a munkaviszony létesítésétől számított 3 napon belül kell bejegyezni a jogviszony kezdetét. A munkaviszony megszűnésekor be kell írni a jogviszony végét, és kiadni a munkavállaló részére, aki a kiskönyvet leadja az új munkáltatója felé.
A jogviszony létesítésekor, ha a munkavállaló nem adta le az Igazolványt a foglalkoztató felé, a foglalkoztatónak fel kell hívnia a figyelmét arra vonatkozóan, hogy kérje be az előző munkáltatójától. Ha a munkavállaló nem tudta beszerezni a kiskönyvet, arról 30 napon belül írásban kell nyilatkoznia, és az új munkáltatónak pedig ki kell állítani egy új Igazolványt.
Amennyiben a TB kiskönyv betelt, abban az esetben is egy újat kell nyitni, melyhez csatolni kell a visszamenőleg két éven belüli biztosítási időket tartalmazó Igazolványokat.
Ha a munkavállalónak ez az első munkahelye, és nem rendelkezik OEP kiskönyvvel, úgy azt a munkáltatónak kötelessége beszerezni. (Az Igazolvány bármelyik papír-írószer boltból egyszerűen megvásárolható.)
