A számviteli bizonylat, mint a a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők:
- a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója
- a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése
- a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása (értelemszerűen ha van ilyen, tehát ha egy pozíció nem létezik pl. nincs utalványozó, akkor a rá vonatkozó előírás semmis)
- a bizonylat kiállításának időpontja, illetve – a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően – annak az időpontnak vagy időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell (a gazdasági művelet teljesítésének időpontja, időszaka)
- a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és – a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően – értékbeni adatai
- külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét
- bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik
- a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás
- a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása
- továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír
Számviteli bizonylat lehet egy szerződés is, ugyanakkor nem előírás, hogy egy számviteli bizonylat tartalmazza a fent felsorolt összes adatot.
Zárójelben megjegyezzük, hogy a számviteli bizonylatok közé sorolandó a számla, de a számla egy szűkebb kategória, aminek a kiállítása több esetben nem kötelező, ugyanakkor ez nem feltétlenül jelent adminisztratív könnyebbséget, sőt…
