December 31-én lezárul az üzleti év, de ettől még nem feltétlenül ismerünk minden olyan gazdasági eseményt, amely annak eredményét vagy vagyonát érinti. Egy januárban érkező számla, egy februárban ismertté váló kártérítési kötelezettség vagy egy később beérkező információ még hatással lehet az előző év beszámolójára.
Ennek oka a teljesség elve.
Mit jelent a teljesség elve?
A számviteli törvény alapján a gazdálkodónak könyvelnie kell minden olyan gazdasági eseményt, amelynek az eszközökre (az eszköz azt mutatja meg, hogy milyen tulajdonom van) , a forrásokra (mely megmutatja, hogy miből vannak az eszközeim) vagy a tárgyévi eredményre gyakorolt hatását a beszámolóban ki kell mutatni.
Ez azonban nem áll meg a mérlegfordulónapon.
Figyelembe kell venni azokat az adott üzleti évre vonatkozó gazdasági eseményeket is, amelyek a mérlegfordulónapot követően (tehát dec. 31-ét követően), de a mérlegkészítés időpontja előtt (május 31 előtt, illetve a tényleges beszámolókészítés időpontja előtt) válnak ismertté, továbbá azokat a következményeket is, amelyek az előző üzleti év eseményeiből erednek, de csak később válnak ismertté.
A teljesség elvének egyik legfontosabb gyakorlati üzenete tehát: nem az dönti el önmagában, hogy valami melyik év könyvelésébe tartozik, hogy mikor szereztünk róla tudomást.
Nézzünk egy hétköznapi példát!
Egy vállalkozás decemberben szakértőt bíz meg egy munkával. A szakértő a feladatot teljesíti, a számlát azonban csak a következő év januárjában állítja ki és küldi meg.
Tegyük fel, hogy a szakértő értékbecslést készített a vállalkozás tárgyévi beszámolójában alkalmazott értékhelyesbítés meghatározásához. A munka egyértelműen az előző üzleti évhez kapcsolódik. Attól, hogy a számla csak januárban érkezik meg, a költség gazdasági tartalma nem változik meg: annak a december 31-ével záruló üzleti év eredményében kell megjelennie.
De változtassunk egyetlen körülményt a példán!
Ugyanez a szakértő decemberben piackutatást készít a vállalkozás következő évben induló értékesítési kampányának előkészítéséhez. A szolgáltatás teljesítése és akár annak kifizetése is megtörténhet decemberben, gazdasági tartalma azonban már a következő üzleti év tevékenységéhez kapcsolódik. Ebben az esetben éppen az lenne helytelen, ha a költséget a tárgyév eredményét terhelő tételként hagynánk: az időszakok közötti megfelelő elszámolásról – szükség esetén időbeli elhatárolással – gondoskodni kell.
A két eset közötti különbség tehát nem a számla kiállításának vagy beérkezésének időpontjában van. Sőt, önmagában még a szolgáltatás teljesítési időpontja sem ad sok esetben választ.
A valódi kérdés az: melyik üzleti időszak gazdasági tevékenységéhez kapcsolódik az adott bevétel vagy költség?
Ezért az év végi zárás során nem elegendő összegyűjteni a decemberi és januárban beérkező számlákat. Azt is meg kell vizsgálni, hogy azok gazdasági tartalmuk alapján melyik üzleti év beszámolójához tartoznak.
Van ennél kevésbé nyilvánvaló eset is
Tegyük fel, hogy a vállalkozás egyik vevője december 31-én jelentős összeggel tartozik. Februárban – még a beszámoló elkészítése előtt – olyan információ jut a vállalkozás tudomására, amely alapján a követelés teljes vagy részleges megtérülése bizonytalanná válik.
Nem mondhatjuk azt, hogy ez már a következő év problémája pusztán azért, mert az információt csak februárban szereztük meg. A követelés az előző üzleti év gazdasági eseményéből származik, és a megtérülésével kapcsolatos, a beszámoló értékeléséhez szükséges információ még a mérlegkészítés időpontja előtt ismertté vált.
A beszámoló elkészítésekor ezért ezt az információt már figyelembe kell venni, és meg kell vizsgálni, hogy indokolt-e például értékvesztés elszámolása. Ehhez nem az a döntő kérdés, hogy bizonyítható-e: a vevő fizetési problémája már december 31-én is fennállt. A teljesség elve éppen azt követeli meg, hogy a mérlegkészítésig ismertté vált, a lezárt üzleti évet érintő releváns információkat is figyelembe vegyük.
Itt találkozik majd a teljesség elve egy másik számviteli alapelvvel, az óvatosság elvével, amellyel sorozatunk későbbi részében külön foglalkozunk.
Meddig kell visszanéznünk?
Itt válik fontossá egy olyan időpont, amelyet a cégvezetők sokszor kevésbé ismernek: a mérlegkészítés időpontja.
A mérlegfordulónap és a mérlegkészítés időpontja nem ugyanaz.
Naptári éves vállalkozásnál a mérlegfordulónap december 31., míg a mérlegkészítés időpontja az a számviteli politikában meghatározott későbbi időpont, ameddig az előző üzleti évre vonatkozó, illetve annak beszámolóját érintő információkat a zárás során figyelembe vesszük.
Ezért a januárban vagy februárban történtekről sem elegendő azt megkérdezni: „Mikor történt?”
Azt is meg kell vizsgálni: „Melyik üzleti évhez tartozik, illetve mit mond el a mérlegfordulónapon már fennálló helyzetről?”
Ehhez a könyvelőnek információra van szüksége
A teljesség elve ismét jól mutatja, miért nem lehet a beszámoló elkészítése kizárólag a könyvelő feladata.
A könyvelő csak azt az eseményt tudja megfelelően elszámolni, amelyről számiteli bizonylata van.
Ha a vállalkozás vezetője tud egy decemberben teljesített, de még ki nem számlázott szolgáltatásról, egy folyamatban lévő jelentős káreseményről, egy vitatott követelésről vagy más, az előző üzleti évet érintő körülményről, ezt a beszámoló elkészítése előtt jeleznie kell a számviteli szakembernek, illetve az ügyletet dokumentálni kell.
A bankszámlakivonat és a számlák átadása önmagában nem feltétlenül elegendő ahhoz, hogy a beszámoló teljes legyen.
Mit vigyen magával ebből egy cégvezető?
A teljesség elvének cégvezetői olvasata egyszerű:
Az üzleti év december 31-én lezárulhat, de az arról alkotott számviteli kép még nem.
A beszámoló elkészítéséig érkező információk egy része még az előző üzleti évet módosíthatja. Ezért az év végi záráskor a vezető feladata nem csupán a hiányzó bizonylatok átadása, hanem annak végiggondolása is, van-e olyan gazdasági esemény vagy utólag ismertté vált körülmény, amelyről a könyvelő a bizonylatokból önmagában még nem szerezhetett tudomást.
A teljesség elve így válik egy elméletinek tűnő számviteli szabályból nagyon is gyakorlati vezetői feladattá.
Számviteli alapelvek 1. rész – Miért fontosak egy cégvezető számára?
Számviteli alapelvek 2. rész – Mi történik, ha bizonytalanná válik a vállalkozás jövője?
