Attól, hogy valami szerepel a könyvelésben, még nem biztos, hogy a valóságban is létezik – és attól, hogy létezik, még nem biztos, hogy megfelelő értéken szerepel a könyvekben. A beszámolónak nem egyszerűen a könyvelési nyilvántartásokat kell összesítenie: a vállalkozás tényleges vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetét kell bemutatnia.
Ezt szolgálja a valódiság elve.
Mit jelent a valódiság elve?
A számviteli törvény szerint a könyvvezetésben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak és kívülállók által is megállapíthatóknak kell lenniük. Emellett az értékelésüknek is meg kell felelnie a törvényben meghatározott értékelési szabályoknak.
A valódiság elve tehát két fontos követelményt támaszt.
Nem elég, hogy egy eszköz, követelés vagy kötelezettség szerepel a könyvelésben: annak ténylegesen léteznie is kell. Másrészt az sem elegendő, hogy létezik: megfelelő értéken kell szerepelnie a beszámolóban.
Nézzünk egy egyszerű példát!
Egy kereskedelmi vállalkozás könyvelése szerint december 31-én 50 millió Ft értékű árukészlettel rendelkezik.
Ez azonban önmagában még nem bizonyítja, hogy a mérlegben valóban 50 millió Ft készlet mutatható ki.
A leltározás során kiderülhet, hogy egyes termékek fizikailag már nincsenek meg, mások megsérültek vagy használhatatlanná váltak, esetleg olyan régóta állnak a raktárban, hogy már csak az eredeti bekerülési értéküknél lényegesen alacsonyabb áron értékesíthetők.
A beszámolóban nem az 50 millió Ft-os könyvelési adatot kell megőrizni, hanem a valós helyzetet kell bemutatni.
Ha valamely készlet hiányzik, annak hiányát rendezni kell a nyilvántartásokban is. Ha pedig a készlet ugyan fizikailag megvan, de az értéke tartósan és jelentősen csökkent, annak számviteli következményét – például értékvesztés formájában – szintén meg kell jeleníteni.
A valódiság tehát nem azt jelenti, hogy „egyezik a főkönyvvel”. A főkönyvnek kell egyeznie a valósággal.
Ugyanez igaz a követelésekre is
Tegyük fel, hogy a vállalkozás könyvelésében 20 millió Ft vevőkövetelés szerepel.
A számlákat valóban kiállították, a követelések bizonylatokkal alátámaszthatók, tehát első ránézésre minden rendben van.
De mi történik, ha az egyik 8 millió Ft-tal tartozó vevő már hosszabb ideje nem fizet, felszámolás alá került, és a rendelkezésre álló információk alapján a követelésnek várhatóan csak töredéke térül meg?
A 8 millió Ft-os követelés ettől még létezik, tehát nem törölhetjük egyszerűen a könyvekből. Ugyanakkor az sem lenne valósághű, ha változatlan értéken mutatnánk be úgy, mintha annak teljes megtérülése várható lenne.
Ilyenkor az értékelési szabályok alapján meg kell vizsgálni az értékvesztés elszámolásának szükségességét.
Ez a példa jól mutatja, hogy a valódiság elve nemcsak a vagyontárgyak létezéséről szól, hanem azok valóságnak megfelelő értékeléséről is.
A leltár ezért több, mint év végi adminisztráció
A valódiság elvéhez szorosan kapcsolódik a leltár.
Ha a mérleg azt állítja, hogy a vállalkozásnak van 50 millió Ft készlete, 30 millió Ft tárgyi eszköze vagy 20 millió Ft követelése, ezeket az állításokat alá kell tudni támasztani.
Az alátámasztás módja természetesen az adott tételtől függ. Egy raktárkészlet megléte fizikailag ellenőrizhető, egy bankszámla egyenlege banki dokumentummal igazolható, egy követelés mögött pedig szerződésnek, számlának, teljesítésnek vagy más megfelelő dokumentációnak kell állnia.
Ezért a leltározás és az év végi egyeztetések nem öncélú számviteli adminisztrációk. Azt ellenőrizzük velük, hogy amit a vállalkozás a beszámolójában saját vagyonáról és kötelezettségeiről állít, az bizonyíthatóan megfelel-e a valóságnak.
A cégvezető itt sem maradhat ki
A könyvelő a nyilvántartásokból megállapíthatja, hogy egy gép 12 millió Ft könyv szerinti értéken szerepel, vagy hogy egy vevő 180 napja nem fizet.
Azt azonban nem feltétlenül tudja, hogy a gép hónapok óta használhatatlan, a raktárban lévő termék eladhatatlanná vált, vagy a vevővel olyan esemény történt, amely alapvetően megváltoztatja a követelés megtérülésének esélyét.
Ezek az információk sokszor a vállalkozásnál keletkeznek, és csak akkor jutnak el a számvitelbe, ha a vezetés továbbítja őket.
A valódiság elvének érvényesítése ezért ismét közös feladat: a számviteli szakembernek tudnia kell, hogyan kell egy gazdasági körülményt elszámolni, a cégvezetőnek pedig biztosítania kell hozzá a valós gazdasági információt.
Mit vigyen magával ebből egy cégvezető?
A valódiság elvét egyetlen kérdéssel jól lehet ellenőrizni:
Ha egy kívülálló megvizsgálná a beszámolóban szereplő adatot, bizonyítani tudnánk, hogy az mögött ténylegesen létező és megfelelően értékelt eszköz, követelés vagy kötelezettség áll?
Ha nem, akkor nem elegendő arra hivatkozni, hogy „de a könyvelésben így szerepel”.
A könyvelés nem teremti meg a gazdasági valóságot, hanem éppen azt kell megfelelően leképeznie. Ez a valódiság elvének talán legegyszerűbb, cégvezetőként is jól használható üzenete.
Számviteli alapelvek 1. rész – Miért fontosak egy cégvezető számára?
Számviteli alapelvek 2. rész – Mi történik, ha bizonytalanná válik a vállalkozás jövője?
