Lehet egy beszámoló számszakilag pontos és minden egyes tétele szabályosan könyvelt, mégis lehet rossz beszámoló, ha abból egy kívülálló nem képes megérteni a vállalkozás gazdasági helyzetét. A számvitel célja ugyanis nem pusztán az adatok rögzítése, hanem azok áttekinthető és értelmezhető bemutatása is.
Ezt követeli meg a világosság elve.
Mit jelent a világosság elve?
A számviteli törvény röviden, de egyértelműen fogalmaz: a könyvvezetést és a beszámolót áttekinthető, érthető, a törvénynek megfelelően rendezett formában kell elkészíteni.
Ez elsőre talán kevésbé tűnik jelentős alapelvnek, mint a valódiság vagy az óvatosság elve. Pedig egy beszámoló nem önmagáért készül. Annak adataiból tulajdonosok, hitelezők, bankok, befektetők, üzleti partnerek és természetesen maga a cégvezetés is következtetéseket vonhat le.
Hiába helyes tehát egy információ, ha annak bemutatása miatt nem érthető, hogy valójában mit jelent.
Nézzünk egy gyakorlati példát!
Tegyük fel, hogy egy vállalkozás többféle tevékenységet végez, és az év során 100 millió Ft egyéb bevételt számol el.
A 100 millió Ft önmagában pontos adat. De egészen mást mond a vállalkozásról, ha ez egy rendszeresen jelentkező, működéshez kapcsolódó bevétel, mint akkor, ha egy jelentős része egy egyszeri gazdasági esemény következménye.
Képzeljük el például, hogy a társaság az év során értékesítette egy jelentős ingatlanát, és ebből 80 millió Ft egyéb bevétele keletkezett. Ha valaki csak az eredménykimutatás végösszegeit nézi, könnyen arra a következtetésre juthat, hogy a vállalkozás teljesítménye jelentősen javult.
Pedig lehet, hogy az alaptevékenység eredménye egyáltalán nem változott – vagy éppen romlott –, és a kimagasló eredményt egy egyszeri ingatlanértékesítés okozta.
A könyvelés ettől még lehet teljesen szabályos. A beszámoló megfelelő értelmezéséhez azonban fontos, hogy a lényeges információk bemutatása olyan módon történjen, amelyből a beszámoló használója megértheti, mi áll a számok mögött.
Ebben az éves beszámolót készítő vállalkozásoknál a kiegészítő mellékletnek is fontos szerepe lehet.
A világosság már a könyvelésnél elkezdődik
A világosság elve nem kizárólag a közzétett beszámolóra vonatkozik. A törvény kifejezetten a könyvvezetés áttekinthetőségét és érthetőségét is megköveteli.
Ennek komoly gyakorlati jelentősége van.
Ha egy vállalkozás minden, egymástól lényegesen eltérő gazdasági eseményt ugyanazon a főkönyvi számon gyűjt, lehet, hogy a könyvelése összességében számszakilag még helyes, de később rendkívül nehéz lesz megállapítani, hogy az adott összeg valójában miből áll.
Ezzel szemben egy megfelelően kialakított számlarend, analitika és bizonylati rendszer nemcsak a könyvelő munkáját segíti: a vezetés számára is értelmezhetőbbé teszi a vállalkozás gazdasági folyamatait.
Egy gyakorlati tapasztalat adótervezői szemmel
Munkánk során adótervezőként nap mint nap dolgozunk főkönyvi kivonatokkal, és az átvett könyvelések felülvizsgálatakor is rendszeresen találkozunk ugyanazzal a problémával: a könyvelés számszakilag akár teljesen helyes, információtartalma mégis rendkívül szegényes.
Ennek egyik tipikus jele, amikor az anyagköltségek vagy az igénybe vett szolgáltatások között az egyik legjelentősebb főkönyvi tétel az „egyéb anyagköltség” vagy az „egyéb igénybe vett szolgáltatás”. Olykor ezek az „egyéb” tételek az adott költségcsoport több tíz százalékát is elérik.
Az eredménykimutatás végösszegét és önmagában az adófizetési kötelezettséget ettől még nem feltétlenül befolyásolja, hogy egy szolgáltatási költséget melyik 52-es főkönyvi számon tartunk nyilván. Vezetői szempontból azonban óriási lehet a különbség. Egy cégvezető, egy finanszírozó vagy egy adótervező számára ugyanis az „egyéb szolgáltatás: 48 millió Ft” lényegesen kevesebb információt hordoz, mint ha ugyanebből a főkönyvből azonnal látható lenne, hogy mennyit költött a vállalkozás például informatikára, marketingre, szakértői díjakra, logisztikára vagy karbantartásra.
Tisztelt cégvezetők, döntéshozó! Ami rendszeresen előforduló vagy összegében jelentős költség, az gazdasági értelemben már nem „egyéb”. Érdemes ezért önálló főkönyvi számon nyilvántartani/nyilvántartatni, még akkor is, ha a beszámoló eredménykimutatásában végül ugyanabba a törvény szerinti költségkategóriába kerül.
Döntéshozói oldalról erre akár egyszerű belső elvárás is kialakítható. Gyakorlati ökölszabályként például meghatározható, hogy ha egy rendszeresen előforduló költségtípus eléri az adott költségcsoport 3–5%-át, akkor számára önálló főkönyvi számot kell nyitni. Ez persze már nem számviteli törvényi egzakt előírás, hanem a vállalkozás információs igényeihez igazított vezetői döntés.
Így a főkönyvi kivonat nem pusztán egy olyan dokumentum lesz, amelyből év végén elkészíthető a szabályos beszámoló és teljesíthetők az adókötelezettségek. Beszédes főkönyvvé válik: olyan információforrássá, amelyből a cégvezető is látja, mire költ a vállalkozás, hol változnak érdemben a költségek, és hol lehet szükség vezetői beavatkozásra.
Ne feledjük: bár a számviteli politika szakmai előkészítését és összeállítását jellemzően a könyvelő végzi, annak tartalmáról – a jogszabályi keretek között – végső soron a vállalkozás vezetése dönt. A könyvelő feladata a lehetőségek és azok következményeinek bemutatása, a vállalkozás működéséhez és vezetői információs igényeihez igazodó választás azonban a döntéshozó felelőssége.
Ez pedig már pontosan az, amit a világosság elvétől a gyakorlatban várnunk kell.
A világosság nem jelent korlátlan részletezést
Van azonban egy fontos másik oldal is.
A világosság elvéből nem következik, hogy minél több adatot mutatunk be, annál jobb a beszámoló.
A túlzott részletezettség éppen úgy ronthatja az áttekinthetőséget, mint az információk indokolatlan összevonása. Ha egy lényeges információ több oldalnyi jelentéktelen adat között vész el, attól a beszámoló nem feltétlenül válik érthetőbbé.
A cél tehát nem a lehető legtöbb információ közlése, hanem az, hogy a szükséges információk megfelelő rendszerben és érthető formában álljanak rendelkezésre.
Ezen a ponton a világosság elve már érinti a lényegesség, illetve a költség–haszon összevetésének elvét is, amelyekkel sorozatunk későbbi részeiben külön foglalkozunk.
Miért érdekes mindez egy cégvezetőnek?
A világosság elvének talán éppen vezetői szempontból van az egyik legkézzelfoghatóbb következménye.
A számviteli rendszerből ugyanis nemcsak az éves beszámolónak kell megszületnie. Ugyanezekből az adatokból készülhetnek a vezetői kimutatások, fedezetszámítások, üzletági eredmények és más döntéstámogató információk is.
Ha például egy vállalkozásnak három üzletága van, de a könyvelési rendszer nem teszi lehetővé azok bevételeinek és költségeinek megfelelő elkülönítését, év végén lehet egy tökéletesen szabályos eredménykimutatásunk – miközben a cégvezető továbbra sem tudja, melyik üzletága termel pénzt és melyik veszteséget.
A világosság ezért nem pusztán formai követelmény. A jól felépített számviteli rendszer a vezetői döntéshozatal egyik információs alapja is lehet.
Mit vigyen magával ebből egy cégvezető?
A világosság elvének legegyszerűbb vezetői próbája talán ez:
Ha egy olyan személy kapná meg ezeket az adatokat, aki ismeri a gazdasági életet, de nem ismeri vállalkozásunk mindennapi működését, megértené belőlük, mi történt a céggel?
Nem elég, hogy minden szám helyes legyen. Az sem mindegy, hogyan rendezzük, csoportosítjuk és mutatjuk be ezeket a számokat.
A számvitel ugyanis akkor tölti be igazán a szerepét, ha nemcsak rögzíti a gazdasági eseményeket, hanem érthető információvá alakítja azokat azok számára, akiknek dönteniük kell a vállalkozásról.
Számviteli alapelvek 1. rész – Miért fontosak egy cégvezető számára?
Számviteli alapelvek 2. rész – Mi történik, ha bizonytalanná válik a vállalkozás jövője?
Számviteli alapelvek 4. rész – A könyvelésben szerepel, de valóban létezik?
