Könyvelő, Adótanácsadó és Szolgáltató Zrt.

divider

Tollunkból

Külföldi kiküldetések költségeinek elszámolása Írisz Office adótervezés

A rendszerváltás óta évről évre egyre több fejtörést okoz a cégvezetőknek a kiküldetések során felmerült költségek elszámolhatósága. A tendencia töretlen, és minden bizonnyal az is marad, mert értelemszerűen nő a magyar társaságok külföldi tevékenységének a száma, azonban az adójogszabályok sajnos nem követik le a változó piaci helyzetet.

Cikkünknek az a célja, hogy megvilágítsuk, mi a feltétele annak, hogy a kiküldetés során a vállalkozás tevékenysége érdekében felmerült költség elszámolhatók legyenek, illetve milyen kockázattal jár a nem helyes költségelszámolás, továbbá hogyan lehet áthidalni, ha a magyar adójogszabályoknak megfelelni nem tudunk, de a költségeinket mégis el akarjuk számolni.

Magyar szabályok külföldön is

A számviteli törvény (2000. évi C. törvény) 165. § alapján a számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni.

Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel továbbá a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet – hiba esetén – előírásszerűen javítottak.

Ezzel jó esetben Magyarországon nincs is gond, mert vagy a számla kötelező elemeit alapul véve, vagy a tágabb kategóriaként a számviteli bizonylat feltételrendszere alapján kerülnek kiállításra a bizonylatok, mely helyességük esetén elszámolhatók, míg ha hibásan kerültek kiállításra, úgy mindkét félnek érdeke a javítás.

És mi az oka, hogy a magyar szabályozókat említjük a külföldi kiküldetés során?

Mert a számviteli törvény alapján nem számolható el a költség akkor, ha a bizonylaton nem szerepel valamennyi kötelező tartalmi elem. Tehát ha a kötelező tartalmi elemek szerepelnek a számlán vagy számviteli bizonylaton, akkor a költség elszámolható.

Ez rendben is szokott lenni akkor, ha pl. egy közösségi importot hajtunk végre, de sajnos itt a felsorolás be is zárul. Mert mi van akkor, ha Hollandiában vagy netán Dubaiban kapunk a taxizás után egy bizonylatot?

Természetesen szokásunkhoz híven jól megnézzük, aztán ha megvan rajta a magyar törvények szerinti minden kötelező tartalmi elem, akkor mosolygunk és zsebre tesszük a számlát.

Külföldi kiküldetések költségeinek elszámolása Írisz Office adótervezés 04

Mit teszünk, ha a kapott bizonylat nem tartalmazza a magyar előírások szerinti kötelező adatokat?

Mivel a külföldi adóalanyokra nem vonatkoznak a magyar számviteli szabályok vagy a hazai áfa törvény, úgy nyilván ezt még akkor sem kérhetjük számon, ha nyelvi akadályok nem merülnek fel. Maradva Hollandiánál, így nincs más lehetőségünk, mint hogy megnézzük, hogy a kapott bizonylat megfelel-e a Holland előírásoknak.

Sajnos a magyar jogszabályok egy külföldi kiküldetés alkalmával elvárják az adózótól a célország adójogszabályainak ide vonatkozó ismeretét és nyilván a nyelvismeretet is, ami sajnos többnyire teljesíthetetlen feltétel.

Fejlett országok esetében a részünkre átadott bizonylatokban még megbízhatunk, hogy azok minden bizonnyal a helyi szabályoknak megfelelően lett kiállítva, és tartalmaznak is minden kötelező tartalmi elemet, ugyanakkor, ha a bizonylatot meg is kaptuk, még közel sem biztos, hogy nincs más teendőnk.

A magyar adóhatóság ugyanis a célország szabályainak megfelelően kiállított bizonylat esetében is elvárja azt, hogy az alábbi három feltételnek megfeleljen, a célország szabályaitól függetlenül:

  • Létezik-e az értékesítésről, a szolgáltatás igénybevételéről szóló szerződés, megállapodás a két fél között?
  • Bizonyítható-e a termék, a szolgáltatás igénybevételéért fizetett ellenérték kifizetése?
  • Bizonyítható-e hitelt érdemlően, mindkét fél által elismert formában az értékesítés, illetve a szolgáltatás teljesítésének és igénybevételének a ténye?

Összegezve, ha megfelel a külföldi bizonylat a rá irányadó jogszabályoknak, továbbá a fenti kérdésekre is igen a válasz (nem muszáj, hogy mindez egy dokumentumon legyen, azaz több bizonylaton is szerepelhet), akkor lehet csak dolgunk végeztével továbbállni.

Külföldi kiküldetések költségeinek elszámolása Írisz Office adótervezés 01

A harmadik országban (EU-n kívül) végzett kiküldetés még nagyobb kihívások elé állítják a magyar vállalkozókat.

Az esetek jelentős részében a célország adótörvényeinek megismerésére nincs lehetőség, vagy az olyan jelentős többletmunkát jelentene a vállalkozás számára, ami sérti a számviteli törvény költség-haszon összemérésének elvét is. Gondoljunk csak bele, hogy egy hazánkba látogató kínai üzletembernek meg kellene ismernie a magyar számviteli törvényt, áfa törvényt és az adózás rendjéről szóló törvényt annak érdekében, hogy el tudja számolni az 1-2 napos kiküldetésének költségeit. Abszurdnak tűnik, igaz?

Mit tehetünk ilyen esetekben?

  • A kiküldetés költségeinek a felmerülésekor kérjünk mindenről bizonylatot.
  • Próbáljuk elérni azt, hogy a költségviselő neve a bizonylaton szerepeljen.
  • Gyűjtsünk össze minden írásos bizonyítékot, mely a költség valódiságát támasztják alá (pl. megrendelés, megrendelés visszaigazolása, írott egyeztetés, a szolgáltatás igénybevételét igazoló jegy).
  • Tegyünk el minden bizonylatot, mely a költség szükségességét igazolják (pl. újságcikkel igazolni a célország veszélyességét, ami a fegyveres késérő igénybevételét szükségessé tette).

Külföldi kiküldetések költségeinek elszámolása Írisz Office adótervezés 02

Ha pedig végképp nem tudjuk a költségeket igazolni, akkor a vállalkozás készíthet magának saját belső bizonylatot, azaz utólag saját bizonylaton állítja ki a felmerült költségek igazolását.

Ebben az esetben legalább az alábbi intézkedéseket tegyük meg:

  • a kiküldetési rendelvény mellett a felmerülő költségeket pontosan írjuk le
  • a számszaki és szöveges költségleírás mellett indokoljuk is a költségek felmerülésének okát, annak életszerűségét
  • lehetőség szerint minél több bizonylattal támasszuk alá a kiküldetésünket (repülőjegy, szállás igazolása, fotódokumentáció)
  • a számviteli politikában, számlarendben, belső szabályzatban határozzuk meg az ilyen esetek kezelésének módját
  • a belső bizonylatokon szerepeljen a kiküldött és a vállalkozás képviseletére jogosult személy aláírása

Mint a leírtakból kiderül, a kiküldetések során felmerült költségek elszámolása bonyolult, időigényes és kockázatos, mely kockázatot csak jelentős többletköltség árán – több bérjövedelem vagy napidíj juttatásával – lehet kiküszöbölni.

Külföldi kiküldetések költségeinek elszámolása Írisz Office adótervezés 03

Általánosan elmondható, hogy a kiküldetések során ezért nagy hangsúlyt kell fektetni az alábbiakra:

  • A kiküldetési rendelvény készítése során a kiküldetés célját, feladatait, körülményeit minél bővebben határozzuk meg.
  • Minél több írott dokumentumot gyűjtsünk össze, mely a kiküldetést igazolja.
  • Készítsünk fotódokumentációt!
  • Akár külső, akár belső bizonylattal számoljuk el a költséget, azon ne csak egy szavas költségnem meghatározás, hanem pontosabb leírás is legyen, ami egy komoly segítség lehet akkor, ha több év után kap a vállalkozás egy adóellenőrzést, és az adott tétel már feledésbe merült.

 

Ha pedig az itt leírtak túl bonyolultnak, időigényesnek vagy kockázatosnak tűnnek, akkor esetleg a probléma egy kis leleménnyel áthidalható.

Léteznek olyan országok (Unión belül és kívül egyaránt), ahol a bizonylatolási kötelezettség lényegesen megengedőbb, netán nincs is, így ha ilyen országban működő vállalkozással kötünk utazásszervezési, utazásközvetítési szerződést, akkor ez a vállalkozás olyan bizonylatokat tud számunkra kiállítani, ami teljes mértékben megfelel a magyar jogszabályoknak, míg számára nem jelent problémát, hogy nem tud minden költségtételt bizonylattal alátámasztani.

Bővebb felvilágosításért forduljon az Írisz Office adótervezőihez!

 

Kiemelt partnereink

További Partnereink

Bemutatkozás

Kik vagyunk? Nem csupán könyvelők: számviteli és adózási szakértők, egy egyedülálló szolgáltatásokat nyújtó könyvelő- és adótanácsadó iroda a prémium szegmensben.

Papp Tibor alapító