Tollunkból

A rendszerváltás óta évről évre egyre több fejtörést okoz a cégvezetőknek a kiküldetések során felmerült költségek elszámolhatósága. A tendencia töretlen, és minden bizonnyal az is marad, mert értelemszerűen nő a magyar társaságok külföldi tevékenységének a száma, azonban az adójogszabályok sajnos nem követik le a változó piaci helyzetet.

Cikkünknek az a célja, hogy megvilágítsuk, mi a feltétele annak, hogy a kiküldetés során a vállalkozás tevékenysége érdekében felmerült költség elszámolhatók legyenek, illetve milyen kockázattal jár a nem helyes költségelszámolás, továbbá hogyan lehet áthidalni, ha a magyar adójogszabályoknak megfelelni nem tudunk, de a költségeinket mégis el akarjuk számolni.

Magyar szabályok külföldön is

A számviteli törvény (2000. évi C. törvény) 165. § alapján a számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni.

Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel továbbá a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet – hiba esetén – előírásszerűen javítottak.

Ezzel jó esetben Magyarországon nincs is gond, mert vagy a számla kötelező elemeit alapul véve, vagy a tágabb kategóriaként a számviteli bizonylat feltételrendszere alapján kerülnek kiállításra a bizonylatok, mely helyességük esetén elszámolhatók, míg ha hibásan kerültek kiállításra, úgy mindkét félnek érdeke a javítás.

És mi az oka, hogy a magyar szabályozókat említjük a külföldi kiküldetés során?

Mert a számviteli törvény alapján nem számolható el a költség akkor, ha a bizonylaton nem szerepel valamennyi kötelező tartalmi elem. Tehát ha a kötelező tartalmi elemek szerepelnek a számlán vagy számviteli bizonylaton, akkor a költség elszámolható.

Ez rendben is szokott lenni akkor, ha pl. egy közösségi importot hajtunk végre, de sajnos itt a felsorolás be is zárul. Mert mi van akkor, ha Hollandiában vagy netán Dubaiban kapunk a taxizás után egy bizonylatot?

Természetesen szokásunkhoz híven jól megnézzük, aztán ha megvan rajta a magyar törvények szerinti minden kötelező tartalmi elem, akkor mosolygunk és zsebre tesszük a számlát.

Mit teszünk, ha a kapott bizonylat nem tartalmazza a magyar előírások szerinti kötelező adatokat?

Mivel a külföldi adóalanyokra nem vonatkoznak a magyar számviteli szabályok vagy a hazai áfa törvény, úgy nyilván ezt még akkor sem kérhetjük számon, ha nyelvi akadályok nem merülnek fel. Maradva Hollandiánál, így nincs más lehetőségünk, mint hogy megnézzük, hogy a kapott bizonylat megfelel-e a Holland előírásoknak.

Sajnos a magyar jogszabályok egy külföldi kiküldetés alkalmával elvárják az adózótól a célország adójogszabályainak ide vonatkozó ismeretét és nyilván a nyelvismeretet is, ami sajnos többnyire teljesíthetetlen feltétel.

Fejlett országok esetében a részünkre átadott bizonylatokban még megbízhatunk, hogy azok minden bizonnyal a helyi szabályoknak megfelelően lett kiállítva, és tartalmaznak is minden kötelező tartalmi elemet, ugyanakkor, ha a bizonylatot meg is kaptuk, még közel sem biztos, hogy nincs más teendőnk.

A magyar adóhatóság ugyanis a célország szabályainak megfelelően kiállított bizonylat esetében is elvárja azt, hogy az alábbi három feltételnek megfeleljen, a célország szabályaitól függetlenül:

• Létezik-e az értékesítésről, a szolgáltatás igénybevételéről szóló szerződés, megállapodás a két fél között?
• Bizonyítható-e a termék, a szolgáltatás igénybevételéért fizetett ellenérték kifizetése?
• Bizonyítható-e hitelt érdemlően, mindkét fél által elismert formában az értékesítés, illetve a szolgáltatás teljesítésének és igénybevételének a ténye?

Összegezve, ha megfelel a külföldi bizonylat a rá irányadó jogszabályoknak, továbbá a fenti kérdésekre is igen a válasz (nem muszáj, hogy mindez egy dokumentumon legyen, azaz több bizonylaton is szerepelhet), akkor lehet csak dolgunk végeztével továbbállni.

A harmadik országban (EU-n kívül) végzett kiküldetés még nagyobb kihívások elé állítják a magyar vállalkozókat.

Az esetek jelentős részében a célország adótörvényeinek megismerésére nincs lehetőség, vagy az olyan jelentős többletmunkát jelentene a vállalkozás számára, ami sérti a számviteli törvény költség-haszon összemérésének elvét is. Gondoljunk csak bele, hogy egy hazánkba látogató kínai üzletembernek meg kellene ismernie a magyar számviteli törvényt, áfa törvényt és az adózás rendjéről szóló törvényt annak érdekében, hogy el tudja számolni az 1-2 napos kiküldetésének költségeit. Abszurdnak tűnik, igaz?

Mit tehetünk ilyen esetekben?

• A kiküldetés költségeinek a felmerülésekor kérjünk mindenről bizonylatot.
• Próbáljuk elérni azt, hogy a költségviselő neve a bizonylaton szerepeljen.
• Gyűjtsünk össze minden írásos bizonyítékot, mely a költség valódiságát támasztják alá (pl. megrendelés, megrendelés visszaigazolása, írott egyeztetés, a szolgáltatás igénybevételét igazoló jegy).
• Tegyünk el minden bizonylatot, mely a költség szükségességét igazolják (pl. újságcikkel igazolni a célország veszélyességét, ami a fegyveres késérő igénybevételét szükségessé tette).

Ha pedig végképp nem tudjuk a költségeket igazolni, akkor a vállalkozás készíthet magának saját belső bizonylatot, azaz utólag saját bizonylaton állítja ki a felmerült költségek igazolását.

Ebben az esetben legalább az alábbi intézkedéseket tegyük meg:

• a kiküldetési rendelvény mellett a felmerülő költségeket pontosan írjuk le
• a számszaki és szöveges költségleírás mellett indokoljuk is a költségek felmerülésének okát, annak életszerűségét
• lehetőség szerint minél több bizonylattal támasszuk alá a kiküldetésünket (repülőjegy, szállás igazolása, fotódokumentáció)
• a számviteli politikában, számlarendben, belső szabályzatban határozzuk meg az ilyen esetek kezelésének módját
• a belső bizonylatokon szerepeljen a kiküldött és a vállalkozás képviseletére jogosult személy aláírása

Mint a leírtakból kiderül, a kiküldetések során felmerült költségek elszámolása bonyolult, időigényes és kockázatos, mely kockázatot csak jelentős többletköltség árán – több bérjövedelem vagy napidíj juttatásával – lehet kiküszöbölni.

Általánosan elmondható, hogy a kiküldetések során ezért nagy hangsúlyt kell fektetni az alábbiakra:

• A kiküldetési rendelvény készítése során a kiküldetés célját, feladatait, körülményeit minél bővebben határozzuk meg.
• Minél több írott dokumentumot gyűjtsünk össze, mely a kiküldetést igazolja.
• Készítsünk fotódokumentációt!
• Akár külső, akár belső bizonylattal számoljuk el a költséget, azon ne csak egy szavas költségnem meghatározás, hanem pontosabb leírás is legyen, ami egy komoly segítség lehet akkor, ha több év után kap a vállalkozás egy adóellenőrzést, és az adott tétel már feledésbe merült.

 

Ha pedig az itt leírtak túl bonyolultnak, időigényesnek vagy kockázatosnak tűnnek, akkor esetleg a probléma egy kis leleménnyel áthidalható.

Léteznek olyan országok (Unión belül és kívül egyaránt), ahol a bizonylatolási kötelezettség lényegesen megengedőbb, netán nincs is, így ha ilyen országban működő vállalkozással kötünk utazásszervezési, utazásközvetítési szerződést, akkor ez a vállalkozás olyan bizonylatokat tud számunkra kiállítani, ami teljes mértékben megfelel a magyar jogszabályoknak, míg számára nem jelent problémát, hogy nem tud minden költségtételt bizonylattal alátámasztani.

Bővebb felvilágosításért forduljon az Írisz Office adótervezőihez!