Képzeljük el, hogy egy vállalkozás év végén szeretné pontosan meghatározni egy szoftver pontos piaci értékét. Az első, egyszerűbb számítás alapján annak értéke körülbelül 8 millió Ft. Elméletileg lehetne ennél pontosabb adatunk is. Ehhez azonban külső szakértőt kellene megbízni, jelentős mennyiségű adatot összegyűjteni, a munkatársaknak több napot kellene a feladattal foglalkozniuk, és mindez mondjuk 2 500 000 Ft-ba kerülne. A végén kiderülne, hogy a tétel valójában nem 8 millió Ft, hanem 9 millió Ft. Elköltöttünk tehát 2 500 000 Ft-ot azért, hogy egy információt 1 000 000 Ft-tal pontosabban határozzunk meg.
Volt ennek értelme?
Pontosan ezzel a kérdéssel foglalkozik a költség–haszon összevetésének alapelve.
Mit mond a számviteli törvény?
A számviteli törvény szerint: „A beszámolóban (a mérlegben, az eredménykimutatásban, a kiegészítő mellékletben) nyilvánosságra hozott információk hasznosíthatósága (hasznossága) álljon arányban az információk előállításának költségeivel.”
Ez a költség–haszon összevetésének elve.
A gondolat egyszerű: egy információ megszerzésének és előállításának ráfordítása álljon észszerű arányban azzal a haszonnal, amelyet az információ nyújt.
A számvitel célja ugyanis nem a korlátlan pontosság bármi áron. A cél az, hogy olyan megbízható információt állítsunk elő, amely alapján a beszámoló felhasználói megfelelő döntéseket tudnak hozni.
A tökéletes információnak is van ára
Elméletileg szinte minden adatot tovább lehetne pontosítani. Újabb kimutatásokat készíthetnénk. További dokumentumokat kérhetnénk be. Szakértőt bízhatnánk meg. Újabb ellenőrzéseket végezhetnénk. Még részletesebb analitikát vezethetnénk.
Mindez azonban pénzbe kerül. Sőt, nemcsak pénzbe. Munkaidőbe, vezetői figyelembe és adminisztrációba is.
Ez utóbbit könnyű elfelejteni.
Ha három munkatárs két napig adatokat gyűjt egy olyan információ pontosításához, amely végül semmilyen érdemi döntést nem befolyásol, akkor annak nagyon is valós költsége volt – még akkor is, ha ezért külön számlát senki nem állított ki.
Vegyünk egy hétköznapi példát!
Egy vállalkozásnak több ezer, kis értékű készleteleme van. Év végén természetesen tudnunk kell, hogy milyen készlettel rendelkezünk, és azt milyen értéken kell kimutatnunk.
De képzeljük el, hogy egy bizonyos készletcsoport teljes könyv szerinti értéke mindössze 800 000 Ft. Felmerül, hogy az egyes tételek aktuális értékét még pontosabban meg kellene határozni.
Ehhez több munkatárs többórás munkájára, külön adatgyűjtésre, esetleg külső segítségre lenne szükség. A vizsgálat várható eredménye pedig az lenne, hogy a 800 000 Ft-os nyilvántartási érték talán 700 000 vagy 900 000 Ft.
Ilyenkor jogos a kérdés: milyen döntést fog ez a pontosabb információ megváltoztatni?
Ha a válasz az, hogy várhatóan semmilyet, miközben az információ előállítása jelentős költséget okoz, akkor eljutottunk a költség–haszon összevetésének lényegéhez.
De vigyázat: ez nem azt jelenti, hogy amit drága megcsinálni, azt nem kell megcsinálni!
Ez az alapelv egyik legfontosabb korlátja.
Nem működik úgy, hogy: „Túl drága lenne szabályosan megcsinálni, ezért nem csináljuk meg.”
Ha a számviteli törvény valamely nyilvántartást, értékelést, közzétételt vagy más eljárást kötelezően előír, akkor azt teljesíteni kell.
Nem mondhatjuk például, hogy:
- „a leltározás túl sok munka”,
- „a beszámoló elkészítése túl drága”, vagy
- „a kötelezően bemutatandó adat összegyűjtése nem éri meg”.
A költség–haszon összevetésének elve nem írhatja felül a törvény konkrét előírásait.
Nem mentesít a szabályos könyvvezetés és beszámolókészítés alól.
Az elv ott kap igazán szerepet, ahol több szabályos megoldás közül kell választanunk, illetve ahol azt kell eldöntenünk, milyen mélységű és részletezettségű információ előállítása indokolt.
Nem a könyvelési pontosság feladásáról beszélünk
Egy másik félreértést is érdemes elkerülni.
A költség–haszon összevetésének elve nem azt mondja: „kis összeggel nem kell foglalkozni.”
Ezt már a lényegesség elvénél is láttuk.
Egy 10 000 Ft-os gazdasági eseményt attól még szabályosan könyvelni kell, hogy egy többmilliárdos vállalkozás beszámolójának megítélését önmagában nem befolyásolja.
A költség–haszon elv más kérdésre válaszol: mennyi erőforrást indokolt felhasználni egy információ előállítására ahhoz képest, amennyire az az információ hasznos?
Ez fontos különbség.
A lényegesség és a költség–haszon elve kéz a kézben jár
Nem véletlen, hogy a számviteli törvényben a lényegesség elve közvetlenül megelőzi a költség–haszon összevetésének elvét.
A két gondolat szorosan kapcsolódik egymáshoz.
A lényegesség elvénél azt kérdeztük: befolyásolhatja-e az információ a beszámoló felhasználójának döntését?
A költség–haszon összevetésénél pedig azt kérdezzük: arányban áll-e az információ megszerzésének költsége azzal a haszonnal, amelyet a pontosabb információ nyújt?
Vegyünk egy szélsőséges példát.
Egy 5 milliárd Ft mérlegfőösszegű vállalkozásnál két napnyi munkával meg tudunk határozni egy tételt 100 000 Ft pontossággal. További háromheti munkával pedig 10 000 Ft pontossággal.
Ha ez a további 90 000 Ft pontosság semmilyen észszerű gazdasági döntést nem változtat meg, akkor felmerül a kérdés: érdemes-e háromheti munkát ráfordítani?
A lényegesség segít megítélni az információ fontosságát.
A költség–haszon összevetése pedig azt, hogy mennyi erőforrást észszerű feláldozni érte.
De ki mondja meg, hogy mennyit „ér” egy információ?
Ez már nehezebb kérdés, mert az információ haszna sokszor nem mérhető közvetlenül forintban.
Egy pontosabb információ segíthet:
- jobb vezetői döntést hozni,
- csökkenteni a kockázatot,
- megfelelőbben bemutatni a vállalkozás vagyoni helyzetét,
- megelőzni egy későbbi vitát,
- vagy hitelesebb képet adni a banknak, tulajdonosnak, befektetőnek.
Ezért nem lehet egyszerű matematikai képletet felállítani arra, hogy: ha az információ előállítása 100 000 Ft-ba kerül, akkor legalább 100 001 Ft közvetlen hasznot kell termelnie.
A „haszon” itt elsősorban az információ döntési hasznosságát jelenti.
A kérdés inkább az: érdemi többletinformációt kapunk-e azért a többletköltségért, amelyet ráfordítunk?
A pontosság és az álprecizitás nem ugyanaz
A vállalkozások működésében gyakran találkozunk azzal, hogy egy adatot egyre részletesebben próbálunk meghatározni, miközben maga az alapinformáció is bizonytalan.
Készíthetünk például rendkívül részletes számításokat egy olyan jövőbeli értékre, amely eleve becsléseken alapul.
A végeredmény lehet: 12 473 826 Ft. A nyolc számjegy azonban még nem jelenti azt, hogy az információ valóban ilyen pontos. Lehet, hogy a reálisan megállapítható érték inkább 12–13 millió Ft közötti.
Ilyenkor a további számítás nem feltétlenül teszi jobbá az információt. Csak pontosabbnak láttatja.
A költség–haszon összevetésének elve ezért arra is figyelmeztet, hogy ne az adat részletezettségét tévesszük össze annak hasznosságával.
A legdrágább információ néha az, amelyik túl későn készül el
Van az alapelvnek egy kevésbé nyilvánvaló oldala is.
Az információ előállításának költsége nemcsak pénz lehet. Az idő is költség.
Egy vezetői döntéshez szükséges információ lehet rendkívül pontos – ha azonban három hónappal a döntés után készül el, a haszna már csekély.
Képzeljük el, hogy egy beruházási döntéshez két lehetőségünk van:
- egy héten belül rendelkezésre áll egy kellően megbízható számítás,
- vagy három hónap alatt készülhet egy lényegesen részletesebb modell.
Ha a beruházási lehetőségről két héten belül döntenünk kell, a második információ hiába pontosabb.
A hasznos információnak nemcsak megfelelőnek, hanem megfelelő időben rendelkezésre állónak is kell lennie.
Ez a vezetői információk világában még látványosabb
Bár a költség–haszon összevetésének elvét a számviteli törvény a beszámolóban nyilvánosságra hozott információkra fogalmazza meg, a mögötte álló gazdasági gondolkodás a vezetői döntéshozatalban is rendkívül hasznos.
Egy vállalkozás ma már szinte korlátlan mennyiségű adatot tud előállítani.
Készíthetünk:
- napi eredménykimutatást,
- termékenkénti fedezetszámítást,
- vevőnkénti jövedelmezőséget,
- óránként frissülő cash-flow kimutatást,
- telephelyenkénti költségelemzést,
- vagy több száz mutatóból álló vezetői dashboardot.
A kérdés azonban nem az, hogy elő tudjuk-e állítani. Hanem az: használja-e valaki ezt az információt döntéshozatalra?
Ha egy riport elkészítése havonta húsz munkaórát igényel, de a vezetőség fél éve nem használta semmilyen döntéshez, akkor érdemes feltenni a kérdést, hogy szükség van-e rá.
Az információ előállítása önmagában nem érték. Az információ akkor teremt értéket, ha használjuk.
Az automatizáció megváltoztathatja a költség–haszon arányt
Van még egy fontos, modern szempont.
Ami tíz évvel ezelőtt aránytalanul drága információ volt, az ma lehet, hogy néhány másodperc alatt előállítható. Egy jól felépített vállalatirányítási rendszerből bizonyos kimutatások automatikusan elkészülhetnek.
A digitalizáció, az automatizált adatfeldolgozás és a mesterséges intelligencia ezért nemcsak gyorsabbá teszi a számviteli és vezetői információk előállítását. Megváltoztatja a költség–haszon arányát is.
Ha egy korábban nyolc munkaórát igénylő kimutatás automatizálva néhány perc alatt elkészül, akkor olyan információ előállítása is gazdaságossá válhat, amely korábban nem volt az.
A költség–haszon összevetése tehát nem egyszer meghozott, örök érvényű döntés.
A technológia fejlődésével újra és újra érdemes feltenni a kérdést: amit tegnap még nem érte meg előállítani, azt ma sem éri meg?
Kiszólás adótervezői szemmel
Az alapelv gondolkodásmódja az adótervezésben is fontos, de itt különösen óvatosnak kell lennünk.
Egy adózási kötelezettséget természetesen nem hagyhatunk figyelmen kívül azért, mert annak teljesítése többe kerül, mint maga a fizetendő adó.
Ezzel a problémával kellett szembenéznie azoknak a vállalkozásoknak, akik környezetvédelmi termékdíjat fizettek külföldről beszerzett termékek csomagolóanyaga után. Itt nem ritkán előfordult, hogy 10 000 Ft fizetendő termékdíj mögött 100 000 Ft-ot önköltséget meghaladó adminisztrációs kötelezettség volt.
A jogszabályi kötelezettség teljesítése ugyanakkor nem költség–haszon mérlegelés kérdése.
Az adótervezés viszont igen.
Tévedés azt gondolni, hogy az adótervezés csak a nagyvállalatok kiváltsága: már egy 50–100 millió Ft árbevételű vagy hasonló nagyságrendű eszköz- és vagyonállománnyal rendelkező vállalkozásnál is komoly pénzügyi előnyt jelenthet a megfelelő adózási, finanszírozási és számviteli struktúra előzetes kialakítása. Egy induló vállalkozásnál pedig akár egyetlen óra, még a fontos döntések előtt elvégzett adózási és pénzügyi jövőtervezés megtöbbszörözi a vállalkozás túlélési és fejlődési esélyeit – amikor még valóban van lehetőségünk megválasztani, milyen úton induljunk el.
Egy vállalkozásnak elméletileg rengeteg különböző adózási, finanszírozási és számviteli konstrukciót lehetne megvizsgálnia, ami nem adatrögzítést végző könyvelői feladat, de éppen ezért jelentős eredményt is könyvelhetünk el, ha tudatosan választjuk ki az eszközeinket.
A döntés gazdasági súlyához és a tervezéssel elérhető eredményhez kell viszonyítani.
Ez ismét visszavezet bennünket a cikksorozat egyik fontos tanulságához: a könyvelőnek, az adótervezőnek és a cégvezetőnek még a döntés előtt kell beszélnie egymással.
Utólag már legfeljebb azt tudjuk megvizsgálni, hogyan számoljuk el szabályosan azt, ami megtörtént.
Előtte viszont még azt is eldönthetjük, mi történjen.
Összefoglalva
A költség–haszon összevetésének elve nem arra ad felhatalmazást, hogy a számviteli szabályokat költségesnek ítélve figyelmen kívül hagyjuk. És nem azt mondja, hogy a kis összegekkel nem kell foglalkozni.
Azt mondja: a beszámolóban szereplő információ hasznosságának és az információ előállítására fordított erőforrásnak észszerű arányban kell állnia egymással.
Ezért minden további részletezésnél érdemes két kérdést feltenni:
- Mennyivel lesz jobb az információ?
- Mit fogunk tudni ennek alapján másként vagy jobban eldönteni?
Ha jelentős döntési értéket kapunk, érdemes lehet vállalni a többletköltséget.
Ha azonban jelentős pénzt, időt és emberi erőforrást fordítunk arra, hogy egy döntést érdemben nem befolyásoló adatot még egy kicsivel pontosabbá tegyünk, akkor könnyen lehet, hogy már nem jobb számvitelt végzünk.
Csak drágábbat.
Számviteli alapelvek 1. rész – Miért fontosak egy cégvezető számára?
Számviteli alapelvek 2. rész – Mi történik, ha bizonytalanná válik a vállalkozás jövője?
Számviteli alapelvek 4. rész – A könyvelésben szerepel, de valóban létezik?
Számviteli alapelvek 7. rész – Ahol az egyik üzleti év véget ér, ott kezdődik a következő
Számviteli alapelvek 8. rész – Melyik év eredményét terheli a költség?
Számviteli alapelvek 11. rész – Az egyedi értékelés elve: nem minden eszközünk ér ugyanannyit
Számviteli alapelvek 14. rész – A lényegesség elve: valóban minden forint ugyanolyan fontos?
